Conditions Générales de location

CONDITIONS GENERALES DE LOCATION IMPACT EVENEMENT S.A.S.
Mise à jour du 1er Décembre 2020

PREAMBULE

Les présentes CONDITIONS GENERALES de LOCATION (CGL) règlent les relations entre la société IMPACT EVENEMENT SAS et ses clientes et clients (ci-après appelés le « Client »). Elles font partie intégrante du contrat passé entre le Client et IMPACT EVENEMENT SAS et couvrent toutes formes de locations (ci-après les « Locations »).

Toute modification apportée aux présentes Conditions Générales doit revêtir la forme écrite.

IMPACT EVENEMENT SAS offre au Client des Locations de matériels dans le domaine de l’organisation de spectacles évènementiels.

Le contenu et l’étendue des différentes Locations sont définis dans des « Devis » qui, avec les présentes Conditions Générales, définissent les relations contractuelles entre le Client et IMPACT EVENEMENT SAS.

1 | COMMANDES – CONDITIONS PARTICULIERES

  • 1-1 Toute Commande implique l’adhésion sans réserve aux CONDITIONS GENERALES de LOCATION quelques soient les clauses figurant au sein des bons de commande des Clients. Toutes contestations et/ou volonté de refuser les présentes CONDITIONS GENERALES de LOCATION, notamment pour solliciter l’application de ses propres Conditions Générales d’achat, doivent être notifiées par le Client à IMPACT EVENEMENT SAS et ce, au plus tard avant l’émission de la commande (Devis contresigné ou bon de commande Client). Il est en effet rappelé que la spécificité des Locations proposées au Client impose l’application de conditions spécifiquement conçues pour elles. Le Client est informé qu’en cas de décision de faire prévaloir ses conditions générales différentes des présentes CONDITIONS GENERALES de LOCATION, IMPACT EVENEMENT SAS pourra, à sa convenance, accepter ou refuser la commande ou appliquer une majoration financière destinée à couvrir les risques afférents à une situation contractuelle dégradée au regard de la nature des Locations.
  • 1-2 Toute demande de Devis portant sur des matériels s’effectue par téléphone, par télécopie ou par e-mail. La description des matériels doit être complète et précise.
    Sous réserve de la disponibilité des matériels, toute demande fait l’objet d’un devis envoyé par IMPACT EVENEMENT SAS (le « Devis ») au Client accompagné des présentes CGL. Le Devis précise les CONDITIONS PARTICULIERES à savoir : la description des matériels et accessoires loués au Client, la durée de la location, éventuellement la référence du dossier Client, le prix et les modalités de paiement, les frais et obligations restant à la charge du Client. Le Devis est valable selon le délai indiqué. A la fin de ce délai, IMPACT EVENEMENT SAS ne pourra plus garantir la disponibilité des matériels sans commande.
    La mention « bon pour commande » ou « bon pour accord » sur tout support, apposée par le Client, vaut commande d’une Location (la « Commande »). A défaut, les matériels ne sont pas susceptibles d’être réservés au bénéfice du Client.
    Un acompte (l’« Acompte »), correspondant au montant initial de la Commande (calé sur le nombre de jours de Location initialement arrêté par les Parties), est exigible au moment de la Commande.
    Le paiement de l’Acompte ne saurait être considéré comme libératoire tant qu’il n’aura pas été encaissé par IMPACT EVENEMENT SAS. En cas de non encaissement de l’Acompte, IMPACT EVENEMENT SAS pourra suspendre toutes les Commandes ou Locations en cours, sans préjudice de toute autre voie d’action contre le Client (demande de restitution des matériels, réparation pour préjudice lié au retard etc.).
    En tout état de cause, le Devis doit être signé par le Client et l’Acompte payé avant l’enlèvement des Locations par le Client.
  • 1-3 Dans le cadre d’une annulation de réservation, tous les acomptes déjà versés restent acquis à IMPACT EVENEMENT SAS à titre de dédommagement forfaitaire sans préjudice de tous les dommages et intérêts qui pourraient être réclamés par ailleurs en raison de circonstances particulières préjudiciables à IMPACT EVENEMENT SAS.
    Toute annulation devra se faire par l’intermédiaire d’un fax ou e-mail portant clairement la mention « ANNULATION » accompagnée du Devis concerné à l’attention du commercial Location de l’affaire. De convention expresse entre les Parties, l’annulation entrainera le paiement d’une indemnité fixée à :

    • 100 % du montant du Devis pour une décision notifiée moins de quatre (4) jours calendaires avant la date prévue pour le début de la Location ;
    • 80 % pour une notification entre 4 et 10 jours calendaires avant la date prévue pour le début de la Location ;
    • 70 % pour une notification entre 11 et 15 jours calendaires avant la date prévue pour le début de la Location ;
    • 50 % pour une notification entre 16 et 30 jours calendaires avant la date prévue pour le début de la Location ;
    • 30 % pour une notification plus de 30 jours calendaires avant la date prévue pour le début de la Location.
  • 1-4 Le Client devra signaler lors de sa réservation si le matériel doit sortir du territoire métropolitain. Les frais de transport des matériels et les frais de douane sont à la charge du Client et il devra souscrire une assurance particulière à ce titre et en justifier à IMPACT EVENEMENT SAS.

2 | PROPRIÉTÉ

Le matériel loué est la propriété d’IMPACT EVENEMENT SAS, à ce titre il est insaisissable par les tiers et le Client n’a pas le droit de le céder, de le prêter ou de le sous-louer. Il ne doit apporter aucune modification superficielle ou substantielle au matériel.

3 | DURÉE DE LA LOCATION

  • 3-1 Le bon de livraison, obligatoirement délivré à chaque sortie de matériel, indique la date et l’heure du retrait ainsi que la date présumée du retour.
  • 3-2 Seul le retour physique du matériel en nos locaux détermine la durée de location, décomptée en journées de 24h00, dimanche et jours fériés compris, sans tenir compte de l’utilisation ou non du matériel.
  • La Location sera en tout état de cause facturée jusqu’à la restitution complète des matériels loués.

  • 3-3 Lorsque la Location des matériels est supérieure à un mois (Location longue durée), la Location sera facturée chaque fin de mois. Le défaut de paiement d’une facture dans un délai de sept (7) jours à compter de sa réception entrainera la résiliation de la Location longue durée de plein droit et la restitution immédiate des matériels et accessoires aux frais du Client.

4 | RETRAIT DU MATÉRIEL

  • 4-1 Le Client réceptionne le matériel loué dans les locaux d’IMPACT EVENEMENT SAS aux horaires d’ouverture en vigueur. Le retard du Client lors de l’enlèvement des Locations ne lui ouvre droit à aucune réduction du prix ou prolongation de la Location convenue entre les Parties.
  • 4-2 Le retrait du matériel s’effectue en échange d’un DEPOT DE GARANTIE correspondant, sauf stipulations particulières, à dix fois le montant de location journalière, avec un minimum de deux fois le montant de la Location, accompagné de la totalité du règlement de la Location ou d’un bon de commande pour les sociétés ayant un compte ouvert dans les registres de la Société et ce sous réserves, pour ces dernières, d’avoir constitué un DEPOT DE GARANTIE d’une somme minimum de (2.000) deux mille euros.
  • 4-3 L’enlèvement des Locations ne s’effectue que lorsqu’un Devis formalisé signé du Client et une preuve de paiement de l’Acompte et/ou de du DEPOT DE GARANTIE figurent dans le dossier de location du Client. A défaut, les Locations ne seront pas remises, sauf dérogation spéciale écrite d’IMPACT EVENEMENT SAS.
    Le Client qui le désire est convié à assister à l’essai du matériel mis en œuvre systématiquement avant chaque départ. Après essai concluant, le matériel est considéré en parfait état de fonctionnement même si le Client n’a pas assisté au test. L’enlèvement implique la reconnaissance expresse par le Client du bon fonctionnement des matériels loués et de leur conformité par rapport à la Commande.
  • 4-4 Avant tout retrait des Locations des locaux d’IMPACT EVENEMENT SAS et dans un souci de protection contre le vol des matériels, les papiers suivants devront impérativement être présentés : pièce d’identité en cours de validité (carte d’identité, permis de conduire, passeport) et carte grise du véhicule.
  • 4-5 Une quittance originale justifiant du domicile (téléphone, électricité, etc…) libellée à l’adresse des chèques sera demandée aux particuliers.

5 | RESTITUTION DU MATÉRIEL

  • 5-1 Le Client est tenu de restituer le matériel loué à la date figurant sur le contrat de location.
  • 5-2 Toutes prolongations de location devront être signalées 24h00 avant le retour prévu initialement. Elles ne pourront avoir lieu qu’après l’accord écrit d’IMPACT EVENEMENT SAS et devront, dans tous les cas, être confirmées par un nouveau bon de commande. En cas de prolongation, les principes de facturation appliqués à la Commande ne seront pas forcément maintenus.
  • 5-3 Retard : toute restitution non justifiée après la date prévue, engagera la responsabilité du Client pour toutes formes de préjudices subis par la société IMPACT EVENEMENT SAS. Nonobstant toute autre prise en charge des préjudices subis par le Client, la prolongation sera facturée comme une nouvelle période de location (coefficient 1 jour et suivants). Au-delà de 8 (huit) jours calendaires, un retard est considéré comme une non-restitution.
  • 5-4 Non-restitution : tout matériel non restitué pour quelque cause que ce soit (perte, vol ou autres), fera l’objet d’une facturation d’indemnisation par IMPACT EVENEMENT SAS comme il est stipulé à l’article 5-7. Aucune restitution tardive n’est acceptée par IMPACT EVENEMENT SAS au-delà de huit (8) jours calendaires.
  • 5-5 Restitution détériorée mais réparable : IMPACT EVENEMENT SAS dispose d’une période de 3 (trois) jours ouvrés à compter du retour des Locations pour vérifier le parfait état de fonctionnement des matériels et leurs accessoires. Toute remise en état qui serait due à une détérioration des matériels loués ou de leurs accessoires par le Client lors de la Location fera l’objet d’une facturation séparée. Le devis lié à la réparation du matériel défectueux est envoyé dans un délai de 10 (dix) jours ouvrés à compter de la restitution des Locations.
    Si le Client conteste la facture de réparation émise, il sera libre de recourir à une expertise judiciaire mais le montant des frais de l’Expert sera supporté par le Client si les conclusions de l’expertise établissent que le coût de réparation est égal ou supérieur au devis de réparation émis par IMPACT EVENEMENT SAS. A défaut de décision d’expertise rendue en moins de (3) trois mois, IMPACT EVENEMENT SAS se réserve la faculté de réparer le matériel et émettre une facture correspondant à la fois aux frais de réparations mais également à la perte d’exploitation de l’utilisation des matériels du fait de l’expertise.
  • 5-6 Restitution de matériel gravement détérioré : IMPACT EVENEMENT SAS dispose d’une période de trois (3) jours ouvrés à compter du retour des Locations pour vérifier le parfait état de fonctionnement des matériels et leurs accessoires. Tout matériel non réparable ou dont le coût de réparation serait supérieur à sa valeur fera l’objet d’une facturation d’indemnisation par IMPACT EVENEMENT SAS comme il est stipulé à l’article 5-7.
    Si le Client conteste la facture de remplacement émise, il sera libre de recourir à une expertise judiciaire mais le montant des frais de l’Expert sera supporté par le Client si les conclusions de l’expertise établissent que le matériel est non réparable ou que son coût de réparation est supérieur à sa valeur. A défaut de décision d’expertise rendue en moins de trois mois, IMPACT EVENEMENT SAS se réserve la faculté d’émettre une facture correspondant à la fois aux frais de remplacement mais également à la perte d’exploitation de l’utilisation des matériels du fait de l’expertise.
  • 5-7 Tout matériel manquant ou détérioré sera facturé sur la base du tarif public du fabricant en vigueur valeur neuve. Les lampes restituées hors service seront facturées à 70 % de leur valeur neuve.

6 | TARIFS

Les prix facturés sont ceux du tarif en vigueur au jour de la livraison, IMPACT EVENEMENT SAS se réservant le droit de modifier ses tarifs à tout moment sans préavis. Le taux de T.V.A. appliqué est, au jour des présentes, de 20,00 % sur l’ensemble des services annexes éventuellement offerts. Toute modification du taux de TVA par les autorités compétentes s’appliquera de plein droit sur les prix facturés.

7 | CONDITIONS DE REGLEMENT

  • 7-1 Un acompte pourra être réclamé à la Commande et le solde sera exigible le jour de la livraison.
  • 7-2 IMPACT EVENEMENT SAS, sous réserve de l’accord de son service financier, pourra procéder à des ouvertures de compte pour ses Clients.
  • 7-3 Clause pénale de 1.000 € : En cas de retard de paiement, et conformément à la loi applicable, une indemnité forfaitaire de 1.000 € pour frais de recouvrement s’ajoutera systématiquement aux pénalités de retard, dues à IMPACT EVENEMENT SAS.
    Cette indemnité concerne toutes les factures payées en retard. Si les frais de recouvrement réellement engagés sont supérieurs à ce montant forfaitaire, une indemnisation complémentaire sur justification pourra être demandée au Client.
    Comme indiqué ci-avant, les délais de règlement sont déterminés au Devis. Le non-respect de ces délais entrainera l’application de pénalités de retard s’élevant au minimum au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage.
    Le taux d’intérêt de la BCE à retenir sera celui en vigueur au 1er janvier de l’année pour le taux applicable pendant le premier semestre, et le taux en vigueur au 1er juillet pour le taux applicable pendant le second semestre.
  • 7-4 Le non respect par le Client de l’une quelconque de ces obligations aura pour conséquence :
    • l’exigibilité immédiate de toute somme restant due, sans prendre en compte le mode et le terme de paiement initialement prévu. .
    • l’autorisation pour IMPACT EVENEMENT SAS de surseoir à de nouvelles livraisons.

8 | RESPONSABILITÉS

  • 8-1 Le Client en qualité de dépositaire assume l’entière responsabilité du matériel dès sa prise en charge dans les locaux d’IMPACT EVENEMENT SAS et ce jusqu’à sa restitution. Il est seul responsable de tous dégâts causés au matériel ou du fait du matériel.
  • 8-2 Le Client doit se préoccuper d’avoir les autorisations nécessaires pour l’utilisation des émetteurs H.F. audio et vidéo, talkie-walkie, radio, téléphone, etc.
  • 8-3 Par la passation de sa Commande, le Client déclare avoir une parfaite maîtrise des conditions techniques dans lesquelles se déroulera son spectacle ou sa manifestation ainsi que la parfaite adéquation des matériels loués auprès d’IMPACT EVENEMENT SAS. Il s’interdit donc toute réclamation fondée sur le fait que ceux-ci n’auraient pas convenu à l’utilisation envisagée.
  • 8-4 Comme indiqué aux articles 5.3 à 5.7, l’indemnisation du matériel sinistré s’effectue sur la valeur de remplacement à neuf au jour du sinistre, sans application de dépréciation ni remise commerciale suivant le prix de vente public ou sur la base des frais de remise en état au coût du jour. Le Client a parfaitement conscience de l’impact économique de la présente stipulation. En conséquence, le Client s’engage à souscrire une ou plusieurs polices d’assurances permettant de garantir le respect de cet engagement d’indemnisation.
  • 8-5 Le Client est tenu de tous les dommages occasionnés au matériel ou à ses accessoires, survenus entre l’enlèvement et la restitution des matériels loués. En cas de vol ou de perte des matériels, le Client sera tenu d’indemniser IMPACT EVENEMENT SAS sur la base de sa valeur à neuf au jour de la signature du Devis, avec application des mêmes principes que ceux évoqués à l’article 8-4 ci-avant.
  • 8-6 Le Client doit utiliser le matériel conformément à sa destination.
  • 8-7 La responsabilité d’IMPACT EVENEMENT SAS ne saurait être engagée suite au non fonctionnement ou mauvais fonctionnement des matériels loués liés à l’adjonction de matériels et/ou de logiciels informatiques non compatibles, ou à une mauvaise installation.
    IMPACT EVENEMENT SAS préconise au Client des solutions techniques face à l’évolution des nouvelles technologies. Le Client doit cependant s’assurer de la bonne compatibilité technique des matériels loués avec son environnement technique. IMPACT EVENEMENT SAS ne pourra être tenu pour responsable en cas de dysfonctionnement ou d’incompatibilité des produits lié à des évolutions techniques.
    Eu égard à la spécificité des matériels loués et en application des conditions imposées par les fabricants, la responsabilité d’IMPACT EVENEMENT SAS est exclue quant aux dommages de toutes sortes, consécutifs aux dysfonctionnements des matériels ou logiciels loués, quelles que soient leur origine et leur nature.
  • 8-8 Si la manifestation du Client doit se dérouler en plein air, le Client devra prendre toutes les dispositions nécessaires pour protéger le matériel d’IMPACT EVENEMENT SAS en cas d’intempérie.
  • 8-9 Le Client, s’il est donneur d’ordre du transport des matériels sur le lieu de sa manifestation, reste responsable de toutes les conséquences afférentes audit transport et renonce expressément à tous recours contre IMPACT EVENEMENT SAS en cas de revendication, notamment, d’un sous traitant du transporteur.

9 | ASSURANCES

  • 9-1 Le Client doit assurer le matériel pour sa valeur de remplacement à neuf au jour du sinistre, suivant le prix de vente public du fabricant sans application de remise commerciale, et sans notion de vétusté.
  • 9-2 L’assurance doit notamment couvrir les risques de vol, perte ou détérioration quelle qu’en soit la cause ou la nature. IMPACT EVENEMENT SAS recommande formellement et fortement au Client de souscrire une assurance dédiée auprès d’une compagnie notoirement connue.
    Le Client, qui conserve la charge de l’assurance des matériels loués, est informé que le remboursement des matériels ou de ses accessoires définitivement détruits est exigé sur les bases de leur valeur à neuf prix public du fabricant au jour du sinistre. Le Client s’engage à souscrire un contrat d’assurance intégrant le remboursement des matériels valeur à neuf. A défaut, le Client supportera la différence entre l’indemnisation versée par son assureur et la valeur à neuf prix public du fabricant des matériels.
  • 9-3 Le Client fait son affaire de tous risques de mise en jeu de sa responsabilité civile, à raison de tout dommage causé par le matériel ou à raison de toute utilisation pendant qu’il est sous sa garde.

10 | COMMUNICATION

IMPACT EVENEMENT SAS s’autorise à citer et à exploiter, dans ses outils d’information interne comme externe, ainsi que dans tous support de communication, la Location effectuée par le Client. IMPACT EVENEMENT SAS pourra également prendre et utiliser des visuels des évènements du Client sauf demande expresse de confidentialité.

11 | CLAUSE RESOLUTOIRE

À défaut par le Client d’exécuter l’une quelconque des Conditions Générales de Location, la résiliation de la location sera encourue de plein droit, 48 heures après une mise en demeure restée infructueuse et sans autre formalité judiciaire. Si le Client refusait soit de payer soit de restituer le ou les matériels, les sommes versées en dépôt resteraient acquises à IMPACT EVENEMENT SAS, sans préjudice de tous les dommages et intérêts qui pourraient être réclamés par ailleurs.

12 | TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Dans le cadre de l’organisation des Locations, IMPACT EVENEMENT SAS collecte et traite des données à caractère personnel (« Données Personnelles ») concernant le Client et ses personnels (à savoir : nom et prénom ; adresse de messagerie ; numéro de téléphone ; adresse postale ; factures ; coordonnées bancaires, etc.).
Les données personnelles fournies par le Client à IMPACT EVENEMENT SAS sont nécessaires à l’exécution, l’administration, la gestion et le suivi du contrat de Location. Les personnes mentionnées dans le devis et dans les échanges ultérieurs pourront être contactées par IMPACT EVENEMENT SAS ainsi que tous les sous-traitants et ce pour faciliter la réalisation de la Location. Ceci peut aussi inclure toute communication sur tout support (notamment digital) au titre des Locations d’IMPACT EVENEMENT SAS, la mise en relation avec certains intervenants du secteur de l’évènement et de l’offre de produits et services marketing liées à l’évènementiel. Ces données sont traitées conformément aux Principes de confidentialité accessible et modifiable sur simple demande du Client.
IMPACT EVENEMENT SAS réalise également des traitements ayant pour finalité la gestion de la relation avec le Client et ses personnels. Le Client reconnaît, par la signature ou l’acceptation des présentes CGL et par la signature du Devis, qu’il consent à ces traitements. Par principe, l’accès aux Données Personnelles est strictement réservé aux personnes qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leur mission et de la réalisation de la Location. Ces Données Personnelles sont conservées pendant une durée de cinq (5) ans à l’issue de la Location.
Les traitements et finalités identifiés ci-dessus sont fondés sur (i) l’exécution du contrat liant IMPACT EVENEMENT SAS et le Client, (ii) une obligation légale et/ou (iii) un intérêt légitime d’IMPACT EVENEMENT SAS.
Pour les finalités identifiées ci-dessus, IMPACT EVENEMENT SAS a recours aux services de sous-traitants ou prestataires (ex : les fournisseurs de services informatiques et éditeurs de logiciels ayant besoin d’avoir accès à des Données Personnelles) pour exécuter la mission qui leur a été confiée par IMPACT EVENEMENT SAS (ex : CRM), y compris certains qui se trouvent hors de France. Dans ce cas, IMPACT EVENEMENT SAS impose à ces cocontractants des obligations en matière de confidentialité et sécurité à l’égard des Données Personnelles auxquelles ces prestataires ont accès.

IMPACT EVENEMENT SAS peut également être amené à communiquer les Données Personnelles à des tiers dans certains cas particuliers :

  • Si IMPACT EVENEMENT est obligé de divulguer ou donner accès aux Données Personnelles pour se conformer à une obligation légale ou à une décision de justice, ou pour faire respecter ou appliquer les présentes CGL ou toutes autres conditions acceptées, ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité du Client ou de ses collaborateurs ;
  • Si la loi ou le Client autorise ce transfert.

D’une manière générale, les Données Personnelles peuvent également être transférées aux sociétés mère, filles ou sœurs d’IMPACT EVENEMENT SAS.

13 | MODIFICATIONS ET LITIGE

IMPACT EVENEMENT SAS se réserve le droit de modifier les présentes CGL ainsi que ses barèmes de prix. Dans ce cas, elle communiquera au Client les modifications dans un délai permettant à ce dernier de résilier son engagement dans le respect du préavis convenu. En l’absence de résiliation notifiée par écrit dans ce délai, les modifications seront considérées comme acceptées par le Client.
Au cas où l’une ou plusieurs des stipulations des présentes CGL deviendraient caduques ou irréalisables, toutes les autres stipulations resteront valables.
Les stipulations caduques ou irréalisables seront remplacées par une disposition conforme au but de la convention ou au moins proche, et susceptible d’avoir été adoptée par les Parties s’ils avaient eu connaissance de la nullité ou du caractère irréalisable des dispositions concernées. Il en va de même pour toute éventuelle lacune constatée dans les présentes CGL.
En cas de litige, le Tribunal de Commerce de Paris sera seul compétent.

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